Sales Coordinator reactive sales (H/F)

Qui sommes-nous :

Le groupe Dokhan Luxury Hotels, groupe hôtelier français indépendant (9 hôtels en France), se distingue par son engagement à offrir des expériences uniques et personnalisées, avec pour mission d’émouvoir et de prendre soin de ses hôtes. Chaque établissement du groupe incarne l’âme de Dokhan Luxury Hotels à travers des produits, services et expériences qui reflètent un souci du détail inégalé. Nos valeurs ? On peut les résumer en trois grands principes :

1. Singularité & Créativité : Se démarquer par l'originalité, l'exclusivité et un service exceptionnel, pour des expériences inoubliables

2. Excellence & Raffinement : L'engagement pour une qualité supérieure sera omniprésent, garantissant une satisfaction client optimale

3. Liberté & Authenticité : Libres dans les expériences que nous dessinons, chaque aspect portera la marque de notre différence mêlée à l’histoire du lieu

Descriptif du poste :  

Au sein de l’Hôtel de Berri, le/la Sales Coordinator reactive sales a pour mission de gérer et de coordonner l’ensemble des demandes de groupes, séminaires et événements pour l’hôtel, de la première demande jusqu’à la facturation. Rattaché(e) au/à la Responsable Commercial(e), il/elle contribue au développement du chiffre d’affaires Groupes & Événements et garantit une expérience client irréprochable à chaque étape.

Véritable interface entre les clients (entreprises, agences événementielles, agences de voyages, tour-opérateurs et particuliers) et les équipes opérationnelles des hôtels, il/elle veille à la bonne bonne transmission des informations et à la parfaite réalisation de chaque événement, dans le respect des standards de l'hôtellerie de luxe.

Gestion des demandes Groupes, Séminaires & Événements

• Centraliser, qualifier et traiter l’ensemble des demandes de groupes, séminaires et événements dans les meilleurs délais.

• Établir les devis, propositions commerciales et contrats, en cohérence avec la politique tarifaire et les disponibilités des hôtels.

• Assurer le suivi des options, des relances clients, des conditions d’annulation et des échéanciers d’acomptes.

• Gérer les blocs de chambres, les allotements et les rooming lists en lien avec le service Réservations.

• Organiser les visites de repérage (site inspections) et présenter les espaces et prestations événementielles.

Coordination et suivi des événements

• Rédiger et diffuser les fiches de fonction auprès des équipes opérationnelles (Restauration, Hébergement, Réception, Technique).

• Assurer le lien permanent entre le client et les équipes des hôtels, de la confirmation jusqu’au jour de l’événement.

• Participer aux réunions de coordination (briefings) et s’assurer de la bonne mise en place des prestations.

• Recueillir la satisfaction des clients après l’événement et assurer le suivi des éventuelles réclamations.

• Transmettre les éléments de facturation et suivre les encaissements en lien avec le service Comptabilité.

Développement commercial

• Participer à la prospection et à la fidélisation de la clientèle Groupes, Séminaires et Événementiel.

• Assurer le suivi du portefeuille clients et entretenir une relation de proximité avec les clients et partenaires.

• Participer aux salons, workshops et actions de promotion du Groupe.

• Contribuer à la veille concurrentielle sur le marché des groupes et de l’événementiel.

Administration et reporting

• Tenir à jour le CRM, le PMS, les fichiers clients et le planning d’occupation des salles.

• Préparer les reportings d’activité (demandes, taux de conversion, chiffre d’affaires, prévisions) à destination du/de la Responsable Commercial(e) Groupe.

• Mettre à jour les supports commerciaux (brochures, fiches techniques, grilles tarifaires Groupes & Séminaires).

Responsabilités clés

• Traitement rapide et qualitatif de l’ensemble des demandes Groupes & Événements.

• Amélioration du taux de conversion des demandes en réservations confirmées.

• Contribution au développement du chiffre d’affaires Groupes, Séminaires & Événements.

• Bon déroulement des événements et satisfaction des clients.

• Fiabilité des informations transmises aux équipes et de la facturation.

Profil recherché :

• Bac +2 à Bac +3 en Hôtellerie, Tourisme, Événementiel ou Commerce.

• Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire (Sales Coordinator, Assistant(e).

• Commercial(e), Coordinateur(rice) Événementiel(le)) en hôtellerie.

• Expérience en hôtellerie haut de gamme ou de luxe fortement appréciée.

• Maîtrise du français et de l’anglais professionnel.

• Maîtrise des outils CRM, PMS et du Pack Office.

• Excellentes capacités rédactionnelles.

• Gestion des plannings et des espaces événementiels.

• Notions digitales et IA impératives.
  
  

Avantages : 

• Prime de cooptation

• Mobilité intragroupe

• Remboursement navigo 100%

• Avantages Marriott

• Mutuelle avantageuse prise en charge à 50%

Chez Dokhan Luxury Hotels : Nous sommes profondément engagés en faveur de l’égalité des chances et voyons la diversité comme une richesse essentielle pour notre entreprise. Nous avons à cœur de recruter, valoriser et encourager les talents, quels que soient leur genre, leur orientation sexuelle, leurs croyances, leur origine ou leur situation de handicap.